KA-107 Personel Hareketliliği için Gereken Formlar ve Evraklar

 

HİBE SÖZLEŞMENİZİN HAZIRLANIP HİBENİZİN ZAMANINDA HESABINIZA AKTARILABİLMESİ İÇİN LÜTFEN EVRAKLARINIZI FAALİYETİNİZDEN EN GEÇ 20 GÜN ÖNCESİNE KADAR TAMAMLAYINIZ. 

GİTMEDEN ÖNCE TESLİM EDİLMESİ GEREKEN EVRAKLAR DÖNDÜKTEN SONRA TESLİM EDİLMESİ GEREKEN EVRAKLAR
Gidiş Denetim Formu  Dönüş Denetim Formu

Ders Verme Hareketlilik Anlaşması

(Yalnızca ders verme faaliyeti için kullanınız.)

Katılım Sertifikası

Eğitim Alma Hareketlilik Anlaşması

(Yalnızca eğitim alma faaliyeti için kullanınız.)

Seyahat Belgeleri (Pasaport Fotokopisi -giriş/çıkış mühürleri-, Uçuş Biletleri fotokopileri)
Kabul Mektubu (Davet Yazısı) Çevrimiçi Anket
Açacağınız Euro Hesabına Ait Hesap Cüzdanının Fotokopisi  
Rektörlük Oluru  
Hibe Sözleşmesi  

 

TESLİM EDİLMESİ GEREKEN EVRAKLARLA İLGİLİ DİKKAT EDİLMESİ GEREKEN HUSUSLAR 

 

1. Kağıtsız Erasmus+ Projesi kapsamında 2019-2020 akademik yılından itibaren, hak kazanılan faaliyetin gerçekleşmesi için gereken formlar ve evraklar tarafımıza online sistemimiz ytuerasmus.yildiz.edu.tr üzerinden iletilecektir. 

 

 "ONLINE EVRAK TESLİM KILAVUZU"NA BURADAN ULAŞABİLİRSİNİZ.

 

2.  Hem gidiş hem de dönüş için kullanılacak "Denetim Formu" belgeleri sizlere belge hazırlarken kolaylık sağlaması açısından sitemize yüklenmiştir. Online belge yükleme sırasında bu form sisteme yüklenmeyecektir. 

 

3. Personel Hareketlilik Anlaşmaları (Ders Verme ya da Eğitim Alma) hareketlilik almaya hak kazanan personelimizin hangi türden hareketlilik yapacağına göre farklılık göstermektedir. Başvurduğunuz ve hak kazandığınız hareketlilik türüne göre lütfen yalnızca bir adet "Hareketlilik Anlaşması"nı indirip doldurunuz.   

 

4. Gitmeden önce sizi misafir edecek kurumdan alacağınız kabul mektubu ya da davet yazısının taslağını buradan indirebilirsiniz. İndirmiş olduğunuz bu taslak Yıldız Teknik Üniversitesi Erasmus+ Program Birimi tarafından hazırlanmıştır. Karşı kurumdan bu belgeyi talep ederken üniversitemizin taslağını kullanmayı tercih edebilir, onlara bu taslağı iletip kullanmalarını rica edebilirsiniz. Fakat karşı kurum sizlere kendi formatlarında bir kabul mektubu veya davet yazısı göndermeyi uygun görürse, almış olduğunuz bu belge YTÜ Erasmus+ Program Birimi tarafından kabul edilecektir. 

 

5. Almış olduğunuz kabul mektubunda ya da davet yazısında faaliyeti gerçekleştireceğiniz tarihlerin belirtilmesi zorunludur.  Her ne kadar seyahat günleriniz için hibelendirilseniz de, kabul belgenizi rektörlük olurunuzda ya da hareketlilik anlaşmanızda belirtilen seyahat tarihlerinizi dahil etmeden isteyiniz. 

 

Örneğin; Cape Peninsula Teknoloji Üniversitesine (Güney Afrika) yerleşen bir personelimiz 2019-2020 Akademik Yılı Bahar dönemi Nisan ayının 3. haftası gerçekleştirmeti planladığı faaliyeti için faaliyeti gerçekleştireceği günlerin önüne ve arkasına "+1" şeklinde eklenecek seyahat günleriyle beraber 12 Nisan 2020 (Pazar)-18 Nisan 2020(Cumartesi) tarihleri arasında hibelendirilir. Fakat aynı personelimiz karşı kurumdan kabul mektubunu ya da davet yazısını YALNIZCA faaliyetini gerçekleştireceği tarihler olan 13 Nisan 2020(Pazartesi) - 17 Nisan 2020(Cuma) günü aralığında almalı, belgede bu tarihler yazmalıdır. 

 

6. Euro hesabı İstanbul'da bulunan bir T.C. Ziraat Bankası şubesinden açılmalıdır.

 

7. Hibe Sözleşmesi Erasmus+ Program Birimi ve faaliyete hak kazanan personel tarafından karşılıklı imzalanır. Hibe Sözleşmesi tüm evraklar sisteme yüklendikten ve Erasmus+ Program Biriminden onay alındıktan sonra imzalanacaktır. Rektörlük Oluru dahil tüm evraklarınız başarılı bir şekilde tamamlandıktan sonra hibe sözleşmenizi imzalamak üzere Erasmus+ Program Birimine davet edilirsiniz. Davetler mail yoluyla iletilecektir. 

 

8. Rektörlük Oluru belgeniz EBYS sistemi üzerinden Erasmus+ Program Birimine iletilecektir. Erasmus+ Program Birimi bu belgeyi online sisteme yükleyecektir. Rektörlük Oluru belgenizi online sistemden yükleme sorumluluğu diğer belgelerin aksine size ait değildir. 

                                         

  GÖREVLENDİRME PROSEDÜRÜ İÇİN BURAYI İNCELEYEBİLİRSİNİZ.

 

Görevlendirme talebi için kullandığınız bütün evrakları, kabul mektubunuzda olması gerektiği gibi, 5 iş günü (Pazartesi'den Cuma'ya olacak şekilde hazırlayıp, 1 gün faaliyet öncesi, 1 gün faaliyet sonrası yol istemi yaparak hazırlayınız. Erasmus+ Program Birimi bütçe onayını bu şekilde verecektir.Farklı tarihler dikkate alınmayacaktır. Bundan kaynaklı doğabilecek sorunlar faaliyetten yararlanacak katılımcıya sorumluluğundadır. 

 

 

9. "Gitmeden Önce Teslim Edilmesi Gereken Evraklar" başarılı bir şekilde tamamladıktan sonra hesaplanan bireysel destek miktarının ve seyahat destek miktarının %80'i faaliyete hak kazanan katılımcının Euro hesabına aktarılır. Hesaba aktarılan paraların bilgilendirmesi Erasmus+ Program Birimi tarafından katılımcıya mail yoluyla yapılır.  

 

10. Faaliyetinizi tamamladıktan sonra misafir olduğunuz kurumdan teslim almanız gereken "Katılım Sertifikası"nı buradan indirebilirsiniz. İndirmiş olduğunuz bu taslak Yıldız Teknik Üniversitesi Erasmus+ Program Birimi tarafından hazırlanmıştır. Karşı kurumdan bu belgeyi talep ederken üniversitemizin taslağını kullanmayı tercih edebilir, onlara bu taslağı iletip kullanmalarını rica edebilirsiniz. Karşı kurumun kendi formatındaki katılım sertifikası belgesi de davet yazısında olduğu gibi kabul edilecektir. 

 

11. Seyahat Belgeleri; uçuş kartlarını ve pasaport sayfalarının fotokopilerini içerir. Seyahatiniz için kullandığınız uçuş kartlarının taranmış hallerini sisteme yüklemeniz gerekmektedir. Pasaportunuzun kimlik bilgilerinin olduğu sayfalarını (varsa vize sayfaları dahil) ve mühürlü sayfaları online sistemde "Dönüş İçin Yüklenmesi Gereken Belgeler" kısmına yüklemeniz gerekmektedir. 

 

12. Geri döndükten sonra tamamlanması gereken diğer bir önemli adım çevrimiçi doldurmanız gereken ankettir. Döndükten sonra online sisteme yüklediğiniz diğer belgeler Erasmus+ Program Birimi tarafından onaylandıktan hemen sonra yine Erasmus+ Program Birimi tarafından tarafınıza online online anket yönlendirilecektir. Anket tarafınıza sistemde diğer belgeleriniz onaylandığı günü takiben bir hafta içerisinde gelmelidir. Anket ilk başvuruda sistemden tarafımıza iletmiş olduğunuz e-posta adresinize yönlendirilir. Anketiniz belirtilen sürede tarafınıza iletilmez ise lütfen icm@yildiz.edu.tr mailine durumu bildiren bir mail atınız. 

 

13. Çevrimiçi anketi e-postanıza yönlendirilen linke tıklayarak tamamlamanız yeterlidir. Tamamladıktan sonra çıktısını alarak tarafımıza iletmenize gerek yoktur. Çevrimiçi anketi doldurmanız geri kalan %20 hibe ödemenizin ÖN KOŞULUDUR. Ayrıca sizler tarafından tamamlanan anketler tüm Erasmus süreçlerinin verimliliğini takip edebilmek adına başta Erasmus+ Program Birimi olarak üzere üniversitemiz için oldukça önemlidir. Tamamlamak konusunda gösterdiğiniz özen için teşekkür ederiz.